PORTARIA nº 365/2025

(de 28 de fevereiro de 2025)

DISPÕE SOBRE A RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS OU VOLUMES DE PROCESSOS EXTRAVIADOS OU DESTRUÍDOS NO ÂMBITO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE MARAGOGI E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE MARAGOGI, Estado de Alagoas, no uso de suas atribuições legais conferida pela Lei Orgânica Municipal nº 099/90, de 05 de abril de 1990, artigo 43, inciso II, no termo do artigo 37 da Constituição Federal de 1988, e ainda:

CONSIDERANDO a necessidade de garantir a continuidade e a regularidade da tramitação dos processos administrativos;

CONSIDERANDO que a eventual perda, extravio ou destruição de processos administrativos pode comprometer a gestão pública e a segurança jurídica;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer procedimentos formais para a reconstituição de processos extraviados ou destruídos no âmbito da Administração Municipal;

RESOLVE

Art. 1º No caso de extravio ou destruição de processo administrativo no âmbito da Prefeitura Municipal de Maragogi, será instaurado procedimento para sua reconstituição, visando à recuperação das informações e documentos essenciais ao seu prosseguimento.

Art. 2º A autoridade competente do setor onde ocorreu o extravio ou destruição deverá ser imediatamente comunicada, cabendo-lhe instaurar sindicância ou processo administrativo para apuração dos fatos e eventual responsabilização.

Art. 3º O processo de reconstituição deverá observar os seguintes procedimentos:

I – Resgatar as informações e cópias dos documentos que formavam o processo perdido, extraviado ou destruído, solicitando, quando necessário, que as unidades da Prefeitura que tenham participado da tramitação disponibilizem cópias dos documentos disponíveis;

II – Reunir os documentos obtidos durante a operação de reconstituição e encaminhá-los ao setor de protocolo para autuação, sendo atribuído ao novo processo eletrônico um número distinto, com referência expressa à numeração anterior do processo extraviado;

III – Lavrar o "Termo de Reconstituição de Processo", que será o primeiro documento do novo processo reconstituído;

IV – Registrar no sistema eletrônico a operação de reconstituição de processo;

V – Encaminhar o processo à autoridade administrativa que determinou a reconstituição, garantindo ciência eletrônica aos setores que enviaram documentos para a reconstituição, para que o processo siga seu trâmite normal.

Art. 4º No caso de extravio ou destruição de volume de um processo não eletrônico, deverão ser adotados os mesmos procedimentos do artigo 3º, iniciando-se um novo processo eletrônico, ao qual será anexado o processo físico digitalizado e conferida a sequência de páginas, devendo ser lavrado o "Termo de Reconstituição de Volume", que será o primeiro documento após os arquivos digitalizados.

Art. 5º Se, no decorrer da reconstituição, for encontrado o processo ou volume físico original, este deverá prosseguir seu andamento, ser digitalizado e anexado ao processo eletrônico reconstituído, garantindo a integridade documental e a continuidade processual.

Art. 6º Nos casos em que os processos envolvam recursos de origem externa ao orçamento do Município, os respectivos órgãos financiadores deverão ser informados sobre os novos números dos processos eletrônicos gerados.

Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Dê Ciência; Publique-se; Registre-se; e cumpra-se.

GABINETE DO PREFEITO DO MUNICÍPIO DE MARAGOGI, Estado de Alagoas, aos 28 (vinte e oito) dias do mês de fevereiro de 2025.

Daniel Mendes de Vasconcelos Ferreira

Prefeito do Município de Maragogi, Estado de Alagoas